Sistem Bisnis

Sistem adalah urut-urutan kerja yang apabila dikerjakan oleh orang yang berbeda hasilnya tetap sama. Dalam sebuah perusahaan, sistem memang sangat penting. Tanpa adanya sistem, kita akan kesulitan untuk mengatur bisnis kita. Tanpa sistem kita tidak bisa merdeka.

Sebuah toko kelontong tradisional, biasanya tidak memiliki sistem. Biasanya hanya satu orang yang hafal semua harga barang. Bahkan kalaupun ada beberapa karyawan maka mereka hanya hafal sebagian harga barang. Karena itulah pemilik selalu menunggu di toko. Pemilik biasanya akan menjadi kasir, dia bekerja dimulai ketika toko baru dibuka sampai toko ditutup.

Berbeda sekali jika toko ini memiliki sistem. Misalnya semua barang yang ada ditempeli dengan harga. Dengan adanya tempelan ini, maka pemilik bisa meningalkan tokonya. Karyawan yang menunggu toko ini tidak harus menghafal harga barang, tetapi dia bisa mengetahuinya, karena pada barang dagangan tertulis harga barang. Penempelan harga barang ini bisa kita sebut sistem.

Akan tetapi sistem ini masih memiliki kelemahan. Jika pemilik meninggalkan tokonya, ada kemungkinan barang-barang sebagian akan hilang, apalagi jika para karyawannya tidak jujur. Bisa saja justru mereka yang mencuri barang. Untuk menghindari ini maka sistem perlu disempurnakan. Misalnya setiap barang yang laku mesti dicatat. Barang-barang yang masuk juga perlu dicatat. Dengan pencatatan ini maka baramg masuk dan keluar bisa diketahui. Apakah sistem ini sudah sempurna? tentu saja tidak. Kita harus selalu mengaudit barang, entah itu sebulan sekali, 3 bulan sekali ataupun 1 tahun sekali. Ini tentu melelahkan apabila toko anda memiliki ribuan item barang.

Untuk menghindari ini alangkah lebih baik jika semua dilakukan menggunakan komputer. Begitu barang dibeli orang, bagian kasir tinggal menyensor bar code yang ada pada barang, sehingga di komputer langsung tertera harga barang dan nama barang. Dengan adanya pencatatan menggunakan komputer ini, antrian di depan kasir bisa dikurangi.

Apakah sistem seperti ini sudah sempurna? Tentu saja tidak. Tidak ada sistem yang sempurna, tetapi kita selalu bisa membenahi kelemahan-kelemahannya apabila ada kekurangan. Dengan cara kita mau belajar dan bergaul dengan para pebisnis, maka kita bisa menyempurnakan sistem ini. Pada kondisi di atas, kehilangan barang masih sering terjadi. Salah satu cara mengatasi ini adalah dibuat aturan. Kita bisa memberi toleransi kehilangan, misalnya 0,15%. Jika kehilangan kurang dari 0,15% maka barang yang tidak hilang ini bisa dijadikan bonus buat karyawan. Jika kehilangan lebih dari 0,15% maka kehilangannya dibebankan kepada karyawan. Kita bisa memotong gaji karyawan. Sebenarnya pemotongan gaji ini tidak baik. Akan lebih baik jika yang kita potong adalah bonus buat karyawan. Bonus yang mana? Kita bisa saja memberikan bonus dari sisi lain, misalnya kita memberikan bonus dari volume penjualan.

Dengan adanya penyempurnaan-penyempurnaan sistem ini maka kita semakin mudah meninggalkan toko kita. Dengan bisa meninggalkan toko kita, maka kita bisa dengan mudah membuka cabang yang lain. Dengan memiliki banyak toko atau perusahaan yang bisa berjalan sendiri tanpa kita, maka kita akan memiliki kebebasan waktu dan kebebasan uang. Jadi bisa kita katakan, perusahaan bisa berjalan sendiri, sementara pemiliknya jalan-jalan.